Word正规书面格式指南

在撰写正式文档（如公文、学术论文、工作报告等）时，遵循统一的格式规范至关重要。本文介绍如何在 Microsoft Word 中设置符合国家标准或行业惯例的正规书面格式。

一、页面设置

• 纸张大小：A4（21cm × 29.7cm）
• 页边距：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm（适用于党政机关公文）；普通文档可设为上下2.54cm，左右3.17cm（Word默认）
• 页眉页脚：根据需要添加单位名称、文档标题或页码

二、字体与字号

• 正文：仿宋_GB2312 或 宋体，小四号（12pt）
• 标题：一般使用黑体或方正小标宋简体，二号或三号字
• 一级标题：黑体，三号
• 二级标题：楷体_GB2312，三号，加粗
• 三级及以下：仿宋，三号，加粗

三、段落格式

• 对齐方式：正文两端对齐，标题居中
• 首行缩进：中文正文每段首行缩进2字符
• 行距：固定值28磅（公文）或1.5倍行距（通用）
• 段前段后间距：通常设为0行，标题可适当增加段后间距

四、其他规范

• 避免使用艺术字、彩色字体或特殊效果
• 数字、英文使用半角字符，中文使用全角标点
• 页码一般置于页面底端外侧或居中
• 正式公文需包含“签发人”“发文字号”“附件说明”等要素（视具体要求而定）

掌握这些基础设置，即可快速创建符合规范的正式文档。建议保存为模板（.dotx），以便重复使用。